コロナ禍でデジタル化が社会変化として起こる中はじまった改正電子帳簿保存法（以下、改正電帳法）。さらに、2021年12月に猶予2年という宥恕措置が設けられることとなり、多くの企業から混乱の声を聞きます。このような状況の中、どのように改正電帳法に備えていくべきなのかご紹介し、対応に取り組む経理部門の皆様を応援します。

猶予2年の期間は保存要件を満たした状態で電子取引を保管する必要はありません。
経理部門における本来の目的は「電子化・ペーパーレス化によるコスト削減・生産性向上」なので、
猶予2年を活用してまずは積極的に電子データを保管することにトライしましょう。

電子帳簿保存法（以下「電帳法」）は、簡単に言えば、帳簿や決算書、請求書など国税関係帳簿・書類を、一定の条件を満たして電子化して保存することを認める法律です。電帳法には、「電子帳簿等保存制度」「スキャナ保存制度」「電子取引保存制度」の3つの制度があり、それぞれ対象となる帳簿や書類ごとに認められている保存方法が異なります。まずは、それぞれの制度について確認してみましょう。

電帳法に対応することは、社内全体で取り扱うさまざまな書類の電子化・ペーパーレス化につながります。一度に企業内のすべての書類を対応するのは大変ですので、まずは、受領した請求書・領収書から取り組みましょう。請求書・領収書は、経理業務に最も影響があり、経理業務から支払業務へとつながっているため、優先的に取り組んだ方が効果が出やすいです。
ここからは、取り扱う枚数が多く、また経理業務に影響が大きい請求書・領収書の対応方法について詳しく説明します。

電子取引は猶予2年後の2024年1月からは一定の条件を満たして保存する必要があります。そのために必要な要件を先に押さえておきましょう。

システム導入やタイムスタンプ付与ができない場合は、多くの電子データに柔軟に対応できる事務処理規程の策定、運用、備付けによって保存要件を満たす必要があります。

【電子取引の保存要件】　下記の４つのうち、いずれかの措置によって保存する必要があります。

制度要件上、日付・金額・取引先で検索できるようにする必要がありますが、そのためには証憑収集・保管システムの活用、もしくは国税庁が示す右記の方法で保存する、のどちらかになります。経理の生産性向上の観点から証憑収集・保管システムの活用をおすすめします。

システムを活用しない場合は、以下のいずれかの方法で保存することで対応しましょう。

1. 以下のような方法でデータの保存を行う
   ・ファイル名に取引年月日・取引金額・取引先の規則性を持たせる
   例）２０２２年４月１日にABC社から受領した110,000円の請求書PDFファイル
   ⇒「２０２２０４０１_ABC社_１１０，０００.pdf」
   ・Excelファイルで索引簿を作成し、その索引簿を使用して検索できるようにする
2. 取引先」や「各月」など任意のファイルに保存する

一度に企業内のすべての書類を対応するのは大変ですので、まずは、請求書・領収書から取り組み、その他の書類についてはやれるところから順次取り組みましょう。詳しくは下記の対応方法をご確認ください。